Privacy news: Garante Privacy: l’ex dipendente può ottenere l’accesso alle proprie email dopo la fine del rapporto lavoro
Se gestisci una piccola impresa e pensi che, dopo le dimissioni o un licenziamento, l’email aziendale dell’ex dipendente “diventi solo tua”, questa notizia ti riguarda da vicino. Il Garante Privacy ha chiarito che l’ex lavoratore può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali presenti nell’account email aziendale individuale e nei documenti salvati sul PC di lavoro, anche dopo la fine del rapporto.
Nel caso esaminato, un’ex dipendente aveva chiesto copia dei messaggi della casella aziendale e dei file presenti nel computer. L’azienda, però, aveva prima “aperto” e letto la posta e poi aveva consegnato solo i messaggi giudicati “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa. Per il Garante questo approccio non è corretto: il diritto di accesso copre tutti i dati personali, incluse le comunicazioni tramite un account aziendale assegnato a quella persona. Non puoi quindi fare una selezione preventiva basata sulla distinzione “personale vs lavoro” per decidere cosa consegnare.
Attenzione: eventuali limitazioni sono possibili solo se hai motivi specifici e comprovati (per esempio la tutela di segreti aziendali), non per comodità o per prassi interne.
L’Autorità ha anche contestato poca trasparenza nelle informative e tempi di conservazione giudicati sproporzionati (email tenute 5 anni, dati di navigazione 12 mesi). Risultato: sanzione da 50.000 euro, ordine di consentire l’accesso ai dati richiesti e obbligo di aggiornare informative e policy. Se vuoi evitare rischi, rivedi subito policy email, tempi di retention e procedure per le richieste di accesso.
Verifica subito che la tua azienda rispetti la normativa GDPR per evitare le pesanti sanzioni previste,