Privacy news: come gestire in sicurezza le registrazioni audio nei procedimenti disciplinari
Se gestisci registrazioni audio nell’ambito di un procedimento disciplinare, non basta semplicemente salvare un file su una chiavetta o sul computer dell’ufficio. Il Consiglio nazionale dei Commercialisti, con il Pronto Ordini n. 47/2026, chiarisce che devi scegliere modalità di acquisizione e conservazione coerenti con il GDPR e con i rischi concreti del tuo contesto.
Non esiste un formato audio obbligatorio. Puoi quindi decidere la soluzione più adatta, ma è consigliabile preferire formati standard, diffusi e non proprietari: in questo modo potrai aprire e consultare il file anche nel tempo, riducendo il rischio di incompatibilità o alterazioni.
Devi valutare con attenzione anche il supporto utilizzato. CD, DVD e chiavette USB possono deteriorarsi, smarrirsi, essere rubati o danneggiati. Una soluzione più affidabile può essere il server dell’Ordine, purché protetto da adeguate misure di sicurezza e da backup. In alternativa, puoi considerare un cloud certificato per la Pubblica Amministrazione o un’infrastruttura qualificata dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.
La protezione concreta resta centrale: crittografia dei file, password robuste, accessi limitati alle sole persone autorizzate e regole chiare sulla durata della conservazione. Devi trattare queste registrazioni nel rispetto di liceità, minimizzazione, integrità e riservatezza.
L’asseverazione non è richiesta automaticamente. Ti serve solo se qualcuno contesta formalmente l’integrità o la conformità della registrazione. Il messaggio è chiaro: non esiste una procedura identica per tutti, ma devi poter dimostrare di avere adottato misure proporzionate, sicure e documentate.
Verifica subito che la tua azienda rispetti la normativa GDPR per evitare le pesanti sanzioni previste,